Tietosuojaseloste
Oulun Metsästys- ja Ampumaseura ry:n jäsenten henkilötietojen käsittely
Yhteenveto henkilötietojen käsittelystä
- Oulun Metsästys- ja Ampumaseura ry (tässä selosteessa: yhdistys) käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
- Henkilötiedot kerätään jäseneltä itseltään.
- Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
- Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle ja Suomen Ampumaurheiluliitolle, jotka tarvitsevat tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoavat yhdistyksen jäsenille jäsenetuja ja -palveluita.
- Vain niillä yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
- Rekisteröity eli jäsen voi itse vaikuttaa siihen, miten yhdistys käsittelee omia henkilötietojaan. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.
1 Rekisterinpitäjä
Oulun Metsästys- ja Ampumaseura ry, Pikkukankaantie 2 B, 90130 Oulu
2 Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot pyydetään osoittamaan Oulun Metsästys- ja Ampumaseura ry:n sihteerille tai puheenjohtajalle (kts. yhteystiedot osoitteesta www.omas.fi).
3 Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenluettelon pakolliset tiedot lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi sekä yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:
- Nimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Jäsennumero
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Ammatti
- Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
- Ampumalajitieto
- SAL/SML-jäsenyystieto
- Ainaisjäsenyystieto
- Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
- Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
- Jäsenen suoramarkkinointikielto tai –suostumus
- Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
- Jäsenluettelon ylläpitäminen
- Tapahtumien järjestäminen
- Jäsenmaksujen käsittely
- Kunniamerkkien myöntäminen
- Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
- Yhteydenpito ja viestintä
- Markkinointitarkoitukset
- Yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
5 Käsittelyn oikeusperusteet
5.1 Lakisääteinen velvoite
Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.
5.2 Oikeutettu etu
Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja perustuu jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.
Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.
Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa yhdistys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.
5.3 Sopimus
Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja tekee yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.
5.4 Suostumus
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi yhdistys luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle jäsenen suostumuksen perusteella.
6 Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle ja Suomen Ampumaurheiluliitolle, jotka tarvitsevat tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi.
7 Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
8 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään korkeintaan 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
Yhdistys säilyttää jäsenten perustietoja (nimi, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi yhdistyksen historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.
Henkilötiedot, joita ei enää säilytetä, poistetaan tietojärjestelmistä ja tallennusmedioilta asianmukaisesti.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä yhdistyksen sihteeriin tai puheenjohtajaan sähköpostitse tai puhelimitse (kts. yhteystiedot osoitteesta www.omas.fi). Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti yhdistyksen puheenjohtajalle tai sihteerille.
Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä saada tieto tietosuoja-asetuksen mukaisesta henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan pääsystä tietoihin, yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla yhdistykselle lisäselvitys postitse tai sähköpostitse.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi.
- Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista.
- Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
- Käsittely suoritetaan automaattisesti ja käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
9.7 Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.
11 Mistä henkilötiedot on saatu
Yhdistys kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.
12 Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muutoin tietoteknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.